Muito se ouve falar sobre a importância, mas afinal o que são os POPs (Procedimentos Operacionais Padronizados)?
Imagine por um momento que você trabalha no departamento de atendimento ao cliente em uma padaria. Um cliente chega em um dia e diz que precisa devolver um saco de pão pois teve determinado problema.
Muito provavelmente, a loja onde você trabalha já tem um conjunto de regras escritas para lidar com essa situação. Esse conjunto de regras escritas é o que é conhecido como um procedimento operacional padrão.
Os POPs (Procedimentos operacionais padrão ou padronizados) são escritos, instruções passo a passo que descrevem como executar uma atividade de rotina.
Dessa forma, os funcionários devem preenchê-los exatamente da mesma maneira todas as vezes, para que a empresa possa permanecer consistente. Os POPs ajudam a manter a segurança e a eficiência para departamentos.
Departamentos beneficiados com POPs
- Produção / Operações
- Vendas e atendimento ao cliente
- Treinamento de funcionários
- Legal
- Financeiro
Portanto, um POP nunca deve ser difícil de ler ou vagamente formulado. Deve ser breve, fácil de entender e conter etapas de ações que são simples seguir.
Para um bom procedimento operacional padrão deve-se descrever claramente as etapas e informar ao funcionário sobre quaisquer preocupações de segurança.
Os POPs permanentes devem ser a base para treinar novos funcionários. Eles também devem ser atualizados periodicamente para garantir que sejam relevantes para as necessidades atuais da organização.
Os Procedimentos Operacionais Padronizados (POPs) são, segundo definição na Portaria 2619/11: “procedimentos escritos de forma objetiva que estabelecem instruções sequenciais para a realização de operações rotineiras e específicas na produção, armazenamento e transporte de alimentos”.
Existem os POPs mínimos obrigatórios para qualquer estabelecimento de alimentação (consultar a legislação da sua região), bem como seu conteúdo.
Alguns proprietários de empresas têm dificuldade em entender por que procedimentos operacionais padrão são necessários.
Eles já treinaram seus funcionários, então por que eles precisam de um documento escrito delineando o processo também?
O que são POPs e quais seus benefícios?
Eles fornecem consistência
Ter um procedimento operacional padrão garante que, independentemente de quem esteja trabalhando, os processos de negócios estejam sendo concluídos da maneira correta.
Eles melhoram a comunicação
Os procedimentos operacionais padrão facilitam o trabalho de seus funcionários, pois não precisam mais adivinhar como devem executar seus trabalhos. E eles não têm que tentar quebrar a cabeça para lembrar o que você disse quando foram contratados pela primeira vez.
Eles permitem que você responsabilize seus funcionários
Como você pode avaliar seus funcionários se não tiver padrões escritos? Sem procedimentos operacionais padrão, as avaliações dos funcionários tornam-se uma questão de opinião pessoal, o que dificilmente é justo para seus funcionários.
Eles criam um ambiente de trabalho mais seguro
Quando os funcionários executam as mesmas tarefas de maneiras completamente diferentes, não é apenas ineficiente, mas também uma responsabilidade para o seu negócio. Os procedimentos operacionais padrão garantem que os funcionários desempenhem suas funções de maneira segura e consistente.
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